Quali sono i compiti del Responsabile della Conservazione Sostitutiva?

I compiti di un Responsabile della Conservazione sono:
  1. Definire le caratteristiche ed i requisiti del sistema di conservazione sostitutiva in funzione della tipologia dei documenti da conservare
  2. Organizzare il contenuto dei supporti magnetici per gestire le procedure di sicurezza e di tracciabilità per la corretta conservazione e l’esibizione di ciascun documento conservato
  3. Archiviare e rendere disponibili, con l’impiego di procedure informatiche, relative ad ogni supporto utilizzato, le seguenti informazioni:
  4. Mantenere e rendere accessibile la libreria dei programmi di gestione con le specifiche versioni
  5. Verificare la corretta funzionalità del sistema e dei programmi di gestione
  6. Adottare le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione sostitutiva e dei duplicati di sicurezza dei supporti di memorizzazione
  7. Richiedere la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia previsto, assicurandogli assistenza e risorse necessarie per l’espletamento delle attività attribuite
  8. Definire e documentare le procedure di sicurezza da rispettare per l’apposizione della Marca Temporale e della sottoscrizione elettronica
  9. Verificare periodicamente, con cadenza non superiore a 5 anni, l’effettiva leggibilità dei supporti contenenti i documenti conservati (duplicato di sicurezza) provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti.
EBI

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